Gagner du temps ? C’est ce que tout entrepreneur souhaite. Même si nous disposons tous de 24 heures par jour, certaines personnes semblent réussir à en faire beaucoup plus que d’autres. Mais comment se fait-ce ? Si vous courez après le temps, voici quelques solutions pour en gagner (un petit peu, hein).

Pour gagner du temps, évitez les distractions : focus !

J’ai horreur du téléphone. Je déteste qu’on m’appelle. Un coup de téléphone, contrairement à un mail ou un SMS, ça implique de l’urgence, une réponse immédiate. Les téléphones portables nous on rendus disponibles 24h/24. On sait bien que tout le monde a toujours son téléphone près de lui. Nous sommes tous accro. Comment travailler correctement, c’est-à-dire en étant un tant soit peu efficace et productif, si la sonnerie du téléphone vient nous interrompre 10 fois par jour ?

Je passe mes journées en mode Avion. Lorsque j’ai besoin d’être concentrée pour terminer une tâche, je ne peux pas laisser mon portable me distraire, que ce soit par des appels ou par des notifications d’applications. Les réseaux sociaux, c’est une belle invention, mais pas quand je dois travailler.

Mes e-mails ne sont pas synchronisés automatiquement, je le fais uniquement manuellement.

Une fois mes sessions de travail terminées, je reprends contact avec le monde extérieur. Il n’y a rien ni personne qui ne puisse attendre ma réponse quelques heures…

Mode Avion = productivité +100%

Ne confondez pas importance et urgence.

Une to-do list qui déborde, c’est la paralyse assurée. Pour être efficace, et donc gagner du temps, il faut savoir à quoi donner notre attention en priorité et ainsi éviter, au final, de ne rien faire du tout.

Mais savez-vous distinguer l’important de l’urgent ?

Pour savoir si une tâche est importante, il faut se poser quelques questions, notamment :

  • Quel problème cela va-t-il résoudre ?
  • Est-ce que c’est vraiment utile ?
  • Est-ce que cela ajoute de la valeur à mon entreprise ?
  • Pourrais-je obtenir le même résultat d’une façon plus simple ?

Une fois l’importance déterminée, reste à savoir si l’urgence est là. Un délai à tenir, une offre à saisir qui a une durée limitée dans le temps, un départ en vacances ? Les tâches qui cumulent importance et urgence sont à mettre en haut de la liste.

Mais surtout : être concentré(e) ! Une fois qu’on a décidé que la tâche X était à faire avant la tâche Y, il ne faut plus penser à la tâche Y avant d’avoir fini la tâche X. Pas de regrets. Il faut faire des choix dans la vie 😉 (et bien sûr : mode Avion, mode Avion, mode Avion !)

Si vous souhaitez approfondir le sujet de la gestion du temps, je vous invite à vous renseigner sur la Matrice d’Eisenhower.

Ce qui est urgent n’est pas toujours important

Éliminez les déplacements inutiles.

Et si vous arrêtiez de perdre du temps dans les transports ? Que ce soit en voiture ou en bus, on n’est jamais sûr du temps que nous prendront nos déplacements, sans parler du stress provoqué par les embouteillages.

Il est devenu si facile de communiquer avec n’importe qui dans le monde entier depuis son bureau, pourquoi se priver de ce confort ? Il est fort possible que vos prestataires de services puissent réaliser vos projets sans que vous ayez à les rencontrer. Je sais que cela m’arrive souvent ! J’ai beaucoup de clients que je n’ai jamais rencontrés, et dont je ne connais même pas le son de la voix. La virtualité de nos échanges ne m’a pas empêchée de créer ce qu’ils attendaient de moi.

Si le travail en amont est bien fait, on peut tout à fait faire réaliser son logo à distance, par exemple. Pour simplifier la relation virtuelle et permettre à mes clients de gagner du temps, j’ai établi un questionnaire qui me permet de connaître parfaitement les besoins et objectifs du projet de création de logo.

Ainsi, nous évitons chacun de passer en moyenne 1 heure dans les transports pour chaque rendez-vous. Le suivi se fait par e-mail ou parfois par téléphone. À raison d’un rendez-vous par semaine, cela fait gagner 52 heures par an, soit plus de 2 journées !

Rendez-vous virtuels = 52 heures de gagnées par an

Vous connaissez d’autres méthodes pour gagner du temps ? Partagez-les dans les commentaires !

Photo de haut de page : Markus Spiske

Ne perdez plus de temps !

Contactez-moi par e-mail pour votre prochain projet de communication

Merci de m'avoir lue ! Vous pouvez partager cet article à l'aide de ces boutons